Правила организации офисного переезда: порядок действий
Большинство фирм берут офисы в аренду, поскольку нет возможности или надобности приобретать отдельное помещение.
В связи с расширением фирмы, окончания срока договора и другими причинами возникает надобность переезда в другое помещение. В зависимости от параметров офиса мероприятие это может быть длительным и далеко не самым приятным, если все заранее грамотно не спланировать.
Этапы переезда из офисного помещения
Если обязанности переезда планируется возложить на специальное предприятие, то можно нанять грузчиков. Процедура переезда же будет состоять из таких этапов:
- выбор компании или группы людей, которые организовывают офисные переезды. Обязательно заранее уточнить, что входит в их обязанности.
- разборка офисной мебели и техники. В некоторых случаях приходиться разбирать даже офисную кухню и перегородки. Чтобы фирма не понесла материальные потери, лучше заранее воспользоваться услугами профессионалов со специальными инструментами.
- упаковка груза. Для этого у специалистов должен быть материал, который подойдет для упаковки груза разного веса и хрупкости.
- вынос/занос, перевозка и погрузка/разгрузка из специального транспорта. Особенно важно этот этап переезда доверить специалистам, если предстоит перевозка тяжелого и крупногабаритного груза.
- распечатка и обратная сборка мебели.
Переехать в другое помещение сотрудники офиса могут и своими силами, если есть уверенность в том, что все будет сделано качественно и без потерь.
Офисный переезд: основные правила и нюансы
Чтобы переезд прошел успешно, все было перевезено в полном составе до единой скрепки, важно не только положиться на работников выбранной мувинговой компании, но и самостоятельно распланировать некоторые нюансы.
- До того, как будут заказаны услуги фирмы, ответственный за перевоз офисных принадлежностей должен самостоятельно все распланировать до мелочей.
- Обязанности на организацию переезда лучше возложить на 2-3 лиц, которые смогут правильно распределить этапы. Не стоит это пытаться сделать всем офисом, обычно эффекта от этого нет.
- При выборе специалистов заранее тщательно ознакомиться с репутацией компании, отзывами и рекомендациями, ценовой политикой и списком предоставляемых услуг. Убедиться в том, что у них есть личный специальный транспорт для перевозки и качественные упаковочные материалы.
- При заключении договора о перевозке или использовании услуг грузчиков указать им реальный вес всех вещей, наличие особой мебели и необходимости использования специального оборудования, обсудить точные сроки предоставления услуги.
- Позаботиться о качественном и безопасном отключении/подключении офисной и, при необходимости, бытовой техники.
После освобождения офиса в обязательном порядке провести его уборку (своими силами или, обратившись к услугам специальных компаний). Часто такая услуга входит в стоимость работы мувинговой компании.